Как уфимцу планировать свой рабочий день

В чем заключается главный секрет успешной карьеры? Оказывается, дело не только в общем профессионализме и способностях. Успешная карьера — это, в первую очередь, результат эффективного планирования рабочего времени. Существуют особые рекомендации, позволяющие использовать каждую рабочую минуту себе во благо. Об этом рассказывают читателям «Электрогазеты» специалисты рекрутингового портала Superjob.ru.

Управляем своим временем

Итак, вы приходите в офис, отдохнувшим и настроенным на продуктивную работу. Включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что вам предстоит сегодня сделать. Но пока вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем вам приходят еще два письма с пометкой «срочно». Когда вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным. 

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.ru, 23 процента экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, именно грамотное планирование — залог жизненного благополучия и, конечно же, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывет по течению. 

Что нужно включать в план?

Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Для начала составьте стратегический план на год (или полгода). При этом стратегический план должен превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование — секрет личной эффективности многих успешных людей. 

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать — от участия в совещании до поздравлений коллег или партнеров по электронной почте. Для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на ваш личный имидж, принося вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере — это не имеет особенного значения. Главное — привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует вашего внимания. 

Расставляем приоритеты

Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты — определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А, что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на вашу карьеру (ваши инициативы, проекты, за которые вы отвечаете лично и т.д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А. 

Определившись с главным, подумайте, когда вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре. 

И, наоборот, задачи, решение которых требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры

Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать — берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит ваш ежедневник от лишних записей, а голову — от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь — не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно. 

Гибкость или твёрдость?

План готов, приоритеты определены, и теперь ваша задача — не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги — привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет». 

Главная ценность

Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять утренние часы, стоя в пробках. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание уроков на английском. Ведь час в день — это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития. 

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же настоятельно рекомендуется пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов в планировании рабочего времени!