Жители Башкортостана страдают из-за утери архивных документов

Почему кадровые и финансовые документы предприятий не доходят до архивов? Из-за чего происходит утеря документов? И можно ли перед оформлением пенсии не бегать по архивам, а получить информацию через интернет? Именно эти вопросы осветил на онлайн-конференции, прошедшей на сайте «ОЭГ», начальник Управления по делам архивов Республики Башкортостан Ахмет Хисматуллин.

Как выяснилось во время эфира, тема утерянных документов особенно близка жителям Башкортостана. Так, например, одна из читательниц «Общественной электронной газеты», уфимка Эльза спросила:

- Меня интересует вопрос утраченных документов (в том числе сведения о сотрудниках) организаций при их ликвидации. Например, известная всем фабрика «Мир». Как могло случиться так, что архивные документы крупной фирмы могли не дойти до архива? Я не говорю уже о мелких организациях!

- Согласен, что это порочная практика, - признал гость «ОЭГ». - Исчезают предприятия, исчезают и архивы. И это совершенно неправильно. Почему же документы не доходят до архивов? Причин здесь несколько. Во-первых, есть так называемые криминальные сферы, которые пользуясь ситуацией, уничтожают архивы, чтобы провернуть свои «темные» дела. А если нет документа, то нет и доказательств! По нашим наблюдениям, в некоторых отраслях это явление особенно актуально.

Такие люди, в первую очередь должны помнить, что на сегодня система делопроизводства построена таким образом, что даже если уничтожены одни документы, следы той или иной деятельности фирмы остаются в других документах. То есть, «спрятать концы в воду» практически невозможно. И в таких случаях мы привлекаем к сотрудничеству правоохранительные органы.

Вторая причина – безответственность тех лиц, которые отвечают за имущество предприятия. Обычно, если ликвидируется госпредприятие, то его имущество, в том числе и архивы, передаются государству. Так должно быть, но не всегда происходит.

И наконец, стоит признать, что чаще всего документы остаются на предприятиях из-за нехватки у нас архивных площадей. Нам давно уже нужны новые, специализированные хранилища. И строить их нужно с перспективой, на серьезной основе.

Как добавил Ахмет Хисматуллин, если говорить конкретно о фирме «Мир», ситуация и правда сложная. Это гигантское швейное производство, объединение нескольких артелей и фабрик. Архивных документов очень много. В то же время, основная часть архивов предприятия на сегодня сохранена, и находится на ответхранении у новых собственников.

- Сейчас мы прорабатываем вопрос о том, чтобы вернуть эти архивы, - отметил главный архивист Башкортостана. - Вся проблема – в нехватке площадей под эти и другие документы. Думаю, после строительства дополнительных хранилищ ситуация разрешится. И документы фирмы «Мир» обязательно попадут к нам.

Во время онлайн-конференции от читателей «ОЭГ» поступали и вопросы и общего характера.

- В чем заключается главная проблема архивистов республики? – поинтересовался пользователь Олег Соколов.

- Главная задача – обеспечить сохранность документов, - пояснил гость «ОЭГ». - Не позволить, чтобы архивы были утеряны. Будь то крупное предприятие или маленькое. Ведь из-за подобных потерь обычно страдают люди! Особую озабоченность вызывает сохранность архивов небольших предприятий малого и среднего бизнеса. Предприятия закрываются, открываются, меняют форму собственности… При этом следы трудовой деятельности зачастую теряются. Кроме того, остро стоит вопрос обеспечения сохранности документов колхозов и совхозов.

По Уфе большую работу в этом направлении проводит архивный отдел администрации города. Да и в районах этому уделяется очень большое внимание.

Вопросы начисления пенсии волновали читательницу Надежду Филиппову. Она пожаловалась:

- С оформлением пенсии пришлось побегать по архивам. Поясните, пожалуйста, по какому принципу предприятия и организации сдают свои дела: по месту нахождения или в зависимости от формы собственности? Вот сейчас родственники из других городов в соответствии с выданной доверенностью просят разыскать те или иные данные... Куда идти в первую очередь, в какой архив? Их ведь в Уфе много. Благодарю.

- Надо сказать, что беготня за справками, действительно, серьезно влияет на имидж нашего государства, - признал Ахмет Хисматуллин. - Именно поэтому в республике сейчас ведется работа по созданию системы единых окон. Предполагается, что все государственные и муниципальные услуги граждане смогут получать через интернет. Услуги архивов в данном случае - не исключение. Давно уже работает сайт архивной службы. На сайте имеется интернет-приемная, - там можно получить любую справочную информацию и даже отправить заявление в электронном виде. Впрочем, если речь идет о пенсии, необходимо, чтобы гражданин обратился в архивы лично. С собой нужно иметь паспорт и ряд других документов.

Подчеркну, что каждое учреждение должно иметь архивы. Именно там сконцентрированы все управленческие и кадровые документы, финансовые бумаги, научно-технические, фотоматериалы, архивы баз данных. При этом, вне зависимости от форм собственности, принадлежности организации к федеральным или республиканским, предприятия обязаны сдавать свои архивы по месту территориального расположения.

Так что в данном случае я бы порекомендовал в первую очередь, обращаться в архив организации, затем, в архив района, и после - в республиканский архив.

Кстати, уже в ближайшее время информацию подобного рода можно будет получить напрямую через Пенсионный фонд РБ. Сейчас эта схема работает в тестовом режиме. Сначала пенсионер обращается к своему инспектору в ПФ, затем инспектор связывается с архивной службой, в последняя, в свою очередь, поднимает необходимые бумаги. При этом все взаимодействие происходит в электронном виде.